JackPlus (seit 1989) – Zusammenarbeit mit Check it Consulting bis 2007
Etacs (seit 2005) – Zusammenarbeit mit Check it Consulting bis 2008
Argus2 (seit 2007) – Zusammenarbeit mit Check it Consulting bis 2013
Travelius (seit 2012) – Zusammenarbeit mit Check it Consulting besteht aktuell

Es wird jeweils in dieser Reihenfolge spezifiziert (Angaben beruhen auf dem aktuellen Kenntnisstand und den damaligen Gegebenheiten zum Zeitpunkt, als Check it noch in die Programmentwicklung involviert war)

• JackPlus (by Bewotec GmbH)
• Etacs (by Etacs GmbH)
• ARGUS2 (by Schmetterling GmbH & Co. KG)
• Travelius (by LewiLew GmbH)

Die grundlegenden technischen Systemunterschiede zwischen den 4 Systemen sollen hier anhand folgender Beispiele dargestellt werden:

• eingesetzte Technik: Datenlagerung – Datenbank – Programmiersprachen
• „Landing page“ und Listendarstellung
• Kundenzahlung
• Journaldaten

Etacs

• Browserbasiertes System, hardwareunabhängig, Webserversystem in Frankfurt im Haus der Firma Ypsilon.Net AG
• Reisebüro kann sich von jedem internetfähigem Endgerät auf seine Daten­bank einloggen
• Datenbankdaten sind zwar je Reisebüro komplett separat, die Programm­funktionen sind jedoch als cloudbasiertes System für alle User verfügbar. Die zentralen Funktionen werden also von allen Usern gleichermaßen genutzt, während sie auf ihre eigenen separaten, individuellen Daten zugreifen, die in einer separaten Daten-Datenbank gespeichert sind.
• Aufsetzen einer neuen Datenbank durch Kopieren der generellen Stamm­datenvorlagen sowie Freischaltung für den Zugriff auf alle Datenbankfunktionen.
• Updates zentral für das Gesamtsystem. Dadurch können Updates für neue, einzelne Funktionen nahezu täglich implementiert werden, ohne daß der Betriebsablauf der Nutzer beeinträchtigt wird

ARGUS2

• Browserbasiertes System, hardwareunabhängig, Webserversystem in Nürn­berg im Hause eines externen, professionellen Rechenzentrums
• Reisebüro kann sich von jedem internetfähigem Endgerät auf seine Datenbank einloggen
• Datenbankdaten sind zwar je Reisebüro komplett separat, die Programm­funktionen sind jedoch als cloudbasiertes System für alle User verfügbar. Die zentralen Funktionen werden also von allen Usern gleichermaßen genutzt, während sie auf ihre eigenen separaten, individuellen Daten zugreifen, die in einer separaten Daten-Datenbank gespeichert sind.
• Aufsetzen einer neuen Datenbank durch Kopieren der generellen Stamm­datenvorlagen sowie Freischaltung für den Zugriff auf alle Datenbankfunktionen.
• Updates zentral für das Gesamtsystem. Dadurch können Updates für neue, einzelne Funktionen nahezu täglich implementiert werden, ohne daß der Betriebsablauf der Nutzer beeinträchtigt wird.

Travelius

• Browserbasiertes System, hardwareunabhängig, Webserversystem in Nürn­berg im Hause eines externen, professionellen Rechenzentrums
• Reisebüro kann sich von jedem internetfähigem Endgerät auf seine Datenbank einloggen
• Datenbankdaten sind zwar je Reisebüro komplett separat, die Programm­funktionen sind jedoch als cloudbasiertes System für alle User verfügbar. Die zentralen Funktionen werden also von allen Usern gleichermaßen genutzt, während sie auf ihre eigenen separaten, individuellen Daten zugreifen, die in einer separaten Daten-Datenbank gespeichert sind.
• Aufsetzen einer neuen Datenbank durch Kopieren der generellen Stamm­datenvorlagen sowie Freischaltung für den Zugriff auf alle Datenbank­funktionen.
• Updates zentral für das Gesamtsystem. Dadurch können Updates für neue, einzelne Funktionen nahezu täglich implementiert werden, ohne daß der Betriebsablauf der Nutzer beeinträchtigt wird.

•Listen inzwischen in Form von lokalen Grids:

          • Listenfenster beliebig zu zoomen, keine Paginierung, so daß immer das komplette Suchergebnis im Fenster
             erhältlich ist
          • Einstellungen je User der Spaltenbreiten
          • Keine Auswahl, welche Spalten man angezeigt bekommt, keine Änderung der Spaltenreinfolgen,
          • Druck aus Bildschirmansicht nicht möglich

•Hohe Geschwindigkeit bei sauberer Netzwerkinstallation, da auf lokale Daten zugegriffen wird.
•System wird umso langsamer, je mehr Workstationen angeschlossen und aktiv sind und länger das Büro mit dem Programm arbeitet.

Etacs

Aufbau Hauptmenü

• Browserbasierte Optik mit Schnellzugriff-Symbolen
• Hauptmenü als „Lasche“ erhältlich
• Submenüs entspringen dem Hauptmenü

Listengestaltung

• Feste Paginierung, Suchergebnis nur seitenweise erhältlich
• Zeilenansicht mit maximal 25 Zeilen je Seite
• Spalten sind fix – weder in Reihenfolge, Breite noch generell auswählbar, welche Spalten man sehen möchte
• Druck aus Bildschirmansicht nicht möglich

ARGUS2

Aufbau Hauptmenü

• Browserbasierte Optik mit Schnellzugriff-Symbolen, ebenfalls weitere externe Systeme per CRS-Symbol zugänglich
  ( Giata, VERS, TUI, cars, Amadeus, Merlin, TUI iris plus, Schmetterling Vanessa)
• Hauptmenü als „Lasche“ erhältlich
• Submenüs entspringen dem Hauptmenü

Listengestaltung

• Feste Paginierung, Suchergebnis ab 99 Zeileneinträgen nur seitenweise erhältlich
• Zeilenansicht mit maximal 99 Zeilen je Seite
• Spalten sind fix – weder in Reihenfolge, noch Breite einstellbar
• Vorab auswählbar, welche Spalten man sehen möchte
• Druck aus Bildschirmansicht nicht möglich

Travelius

Aufbau Hauptmenü

•Browserbasierte Optik mit Schnellzugriff-Symbolen, ebenfalls weitere externe Systeme per CRS-Symbol zugänglich(TUI iris
 plus, Sabre/Merlin Shop Holidays)
• Hauptmenü so nicht vorhanden, sondern von vornherein auf mobile Nutzung ausgelegt anhand von Symbolen
• Submenüs entspringen dem jeweiligen Symbol
•Landing page enthält weitere Apps, die je Reisebüro und User individuell konfigurierbar sind. CRS Schnittstellen werden
 über die App „Inbox“ zusammengeführt

Listengestaltung

• Paginierung mit bis zu 99 Zeile je Seite, Suchergebnis ab mehr als 99 Zeilen nur seitenweise erhältlich, scrollbar
• Zeilenansicht mit maximal 99 Zeilen je Seite
• Spalten sind sowohl bzgl. Breite als auch Reihenfolge je Reisebüro und je User individuell einzustellen
• Vorab auswählbar, welche Spalten man sehen möchte. Mehrere Ansichten je Reisebüro und User speicher- & abrufbar
• Druck und Export aus Bildschirmansicht jederzeit möglich

Etacs

• Bemerkung mit Übergabe der Bemerkung in die Buchhaltung
• Rechtebasierte Anzeige der Kundenzahlungsfunktionen
• Fremdwährung nur für kundenseitige Aktionen (nicht in der Leistungsträger­abrechnung mit EK-Kursen oder gar
   automatischer Verarbeitung von Kursdifferenzen)

ARGUS2

• Bemerkung mit Übergabe der Bemerkung in die Buchhaltung
• Quittungsdruck mit unterschiedlichen Formularen
• Fremdwährung nur für kundenseitige Aktionen (nicht in der Leistungsträger­abrechnung mit EK-Kursen oder gar
   automatischer Verarbeitung von Kurs­differenzen)

Travelius

• Bemerkung mit Übergabe der Bemerkung in die Buchhaltung
• Fremdwährung nur für kundenseitige Aktionen (nicht in der Leistungsträger­abrechnung mit EK-Kursen oder gar
  automatischer Verarbeitung von Kurs­differenzen)

Als einzige Anwendung unter den verglichenen Systemen sind hier standardmäßig möglich:
• sowohl die auftrags- als auch teilnehmer- als auch leistungsbezogene Kunden­zahlung
• Eingabe einer vom Auftrag abweichenden OP-Nummer
• Direkter Storno einer erfaßten Kundenzahlung

JackPlus

Das Journal in Jack besteht aus 1 Zeile, in der alle wesentlichen Informationen enthalten sind. Alle Datumsangaben sind als hash-Wert geschlüsselt. Auffallend ist, daß hier redundante Daten gehalten werden (so enthält der Journaleintrag viele informationen aus den Reiseaufträgen, die man anhand des Auftrags ziehen könnte, statt sie nochmals im Journal zu speichern):

So enthält ein Buchungssatz für eine Kundenzahlung aus Jack folgende Angaben:

BuchungssatzID
Datum Journalbeleg
Datum Abreise
Datum Vorgang
Datum Rückreise
Datum History
Datum Buchungsschritt
Datum Änderung
Zeit Änderung
Datum Export
ID Anwender
Soll Konto
Soll Status
Soll Sammelkonto
Soll OP
Soll Kostenstelle
Soll Kostenträger
Haben Konto
Haben Sammelkonto
Haben Status
Haben OP
Haben Kostenstelle
Haben Kostenträger
Buchungstext
Buchungsbetrag
MwSt Art
MwSt Satz
MwSt Schlüssel
MwSt Code
MwSt Export Code Bearbeiter
MwSt Reverse Charge
Meldemonat UVA
Währung Code
Währung Kurs
Währung Einheit
Währung Kursabgleich
Währung Soll Haben
Währung Bewertungskurs
Nummer Beleg
Nummer Auftrag
Nummer Leistung
Nummer Affiliate
Nummer Rechnung
Nummer Dokument
Nummer Dokument ignorieren
Nummer Gutschein
Belegzähler
Storno
Buchungsschritt
Aktion Buchungsschritt
Export Datev
Export Lunz
Export Affiliate
Export Caps
Export SAP
Export VAX
Export Simultan
ExportNr
Export Kennung
Export Zeitstempel
Export erfolgreich
Export Bol
Import
Import Affiliate
Import Bankauszug
Zentrale Buchung
Zentrale Split
Zentrale Prozent
Affiliate Buchung
Affiliate Split
Affiliate Prozent
Übertrag
Mandant
Kennung
Eigenfaktura
Dummy2

Etacs

Das Journal in Etacs besteht aus mindestens 2, maximal 4 Zeilen. Jede Zeile enthält die wesentlichen Informationen. Auf diese Weise ist eine einzelne Zeile kürzer als die in Jack. Ebenfalls können ggf. die Informationen für das Sammelkonto sowie die MwSt separat bearbeitet werden. Es gibt separate Zeilen für:

• Soll
• Haben
• Sammelkonto Soll
• Sammelkonto Haben
• Steuer Soll
• Steuer Haben

So besteht ein Buchungssatz für eine Kundenzahlung aus Etacs aus 3 Zeilen (Zeile für Sollkonto, Zeile für Habenkonto sowie Zeile für das Sammelkonto des Debitors), die jeweils folgende Angaben enthalten:

BuchungssatzID
JournalnummerID
Datum Journalbeleg
Datum History
Datum Änderung
ID Reisebüro
ID Anwender
Soll Konto
Soll Status
Soll ID
Soll Bemerkung
Soll Kostenstelle
Haben Konto
Haben Status
Haben ID
Haben Bemerkung
Haben Kostenstelle
Buchungstext
Buchungsbetrag
MwSt Art
MwSt Satz
MwSt Betrag
MwSt Schlüssel
Nummer Beleg
Auftrag Nummer
Auftrag Bearbeiter
Auftrag Leistung
Auftrag Preiszeile
Auftrag Fee
Auftrag Kundenzahlung
Auftrag VA-Abrechnungszeile
Auftrag VA-Zahlung
Sammelkonto Journaleintrag
Buchungsschritt
Aktion Buchungsschritt
Belegzähler
Export Datev
Export Sage
Export Frankreich
Import Bankauszug
Manuelle Buchung
OP Kennung
Nach Jahresabschluß
Etacs Bemerkung
Storno VA-Abrechnung
Storno Rabatt

ARGUS2

Das Journal in ARGUS2 besteht aus mindestens 2, maximal 4 Zeilen. Jede Zeile enthält die wesentlichen Informationen. Auf diese Weise ist eine einzelne Zeile kürzer als die in Jack. Ebenfalls können ggf. die Informationen für das Sammelkonto sowie die MwSt separat bearbeitet werden. Es gibt separate Zeilen für:

• Soll
• Haben
• Sammelkonto Soll
• Sammelkonto Haben
• Steuer Soll
• Steuer Haben

So besteht ein Buchungssatz für eine Kundenzahlung aus ARGUS2 aus 3 Zeilen (Zeile für Sollkonto, Zeile für Habenkonto sowie Zeile für das Sammelkonto des Debitors), die jeweils folgende Angaben enthalten:

BuchungssatzID
JournalnummerID
Datum Journalbelg
Datum History
Datum Änderung
ID Reisebüro
ID Anwender
Soll Konto
Soll Status
Soll ID
Soll Bemerkung
Soll Kostenstelle
Haben Konto
Haben Status
Haben ID
Haben Bemerkung
Haben Kostenstelle
Buchungstext
Buchungsbetrag
MwSt Art
MwSt Satz
MwSt Betrag
MwSt Schlüssel
Nummer Beleg
Auftrag Nummer
Auftrag Bearbeiter
Auftrag Leistung
Auftrag Preiszeile
Auftrag Fee
Auftrag Kundenzahlung
Auftrag VA-Abrechnungszeile
Auftrag VA-Zahlung
Auftrag Rabatt
Sammelkonto Journaleintrag
Buchungsschritt
Aktion Buchungsschritt
Belegzähler
Export Datev
Export Sage
Export Frankreich
Import Bankauszug
Manuelle Buchung
OP Kennung
Nach Jahresabschluß
Etacs Bemerkung
Reverse Charge
Sammelrechnung
Proformarechnung
Autofix

Es ist ersichtlich, bis zu welchem Zeitpunkt an den Systemen auf einer gemeinsamen Basis gearbeitet wurde. Ab dem Zeitpunkt der unabhängigen Weiterentwicklung hat Schmetterling zusätzliche Funktionen im Journal umgesetzt, die aus den Anforderungen der Schmetterling-Kunden entstanden waren.

Travelius

Das Journal in Travelius besteht aus 2 Zeilen (Soll und Haben). Damit reduziert sich das Datenvolumen im Vergleich zu den Systemen Etacs und ARGUS2 erheblich. Die Datenbank ist völlig anders strukturiert und trägt den Erfahrungen Rechnung, die aus der Mitentwicklung bei vorgangsbasierten Backoffice-Systemen seit 1998 gewonnen wurden. Jede Zeile enthält alle wesentlichen Informationen.

So besteht ein Buchungssatz für eine Kundenzahlung aus Travelius aus 2 Zeilen (Zeile für Sollkonto, Zeile für Habenkonto inklusive sämtlicher benötigter Zusatzinformationen), die jeweils folgende Angaben enthalten:

BuchungssatzID
JournalnummerID
Datum Journalbeleg
Datum History
Datum Änderung
Datum Periode 13
Datum Periode 14
Datum Periode 15
ID Anwender
ID Anwender Änderung
Soll
Haben
Konto
Identifyer
Bemerkung
Kostenstelle
Buchungstext
Buchungsbetrag
Vorjournal
MwSt Art
MwSt Satz
MwSt Betrag
MwSt Schlüssel
MwSt Steuerkonto
Nummer Beleg
Auftrag Nummer
Auftrag Bearbeiter
Auftrag Leistung
Auftrag Leistungshauptpreis
Auftrag Fee
Auftrag Kundenzahlung
Auftrag VA-Abrechnungszeile
Auftrag VA-Zahlung
Auftrag Rabatt
Auftrag Provision
Auftrag Fakturierung
Auftrag Teilnehmer
Auftrag Teilnehmerzahlung
Auftrag Leistungszahlung
Auftrag Storno
Sammelkonto Journaleintrag
Mitbuchkonto Journaleintrag
Buchungsschritt
Aktion Buchungsschritt
Export
Export Art
Export Zeitstempel
Export Mesonic ID
Export Barcode
Import Bankauszug
Import VA-Rechnung
Import Original ID
Manuelle Buchung
Storno
Split
OP Kennung
Nach Jahresabschluß
Affiliate
Saldovortrag

Ergänzung:

Tabellarische Gegenüberstellung aller 4 Systeme anhand eines Journaleintrags am Beispiel einer Kundenzahlung mit gefüllten Daten:

• vieles, was JackPlus hat, haben die anderen Systeme nicht, insbesondere bzgl. Währungen (nur Jack hat derzeit eine
   vollwertige Fremdwährungsbuchhaltung) sowie bzgl. der verschiedenen Exportarten
• vieles, was die anderen Systeme haben (insbesondere Verweis auf die verschiedenen Preistypen im Auftrag),
   istJackPlus so unbekannt
• Travelius Journaleinträge unterscheiden sich grundsätzlich von denen aus JackPlus: Travelius arbeitet mit 2 Zeilen,
   Jack nur mit 1 Zeile je Journaleintrag.
• Travelius Journaleinträge unterscheiden sich grundsätzlich von denen aus Etacs und ARGUS2: Travelius arbeitet mit 2
   Zeilen, Etacs und ARGUS2 mit 3 Zeilen je Kundenzahlungs-Journaleintrag
• Travelius Journaleinträge sind grundsätzlich so konzipiert, daß die kompletten Informationen in beiden Zeilen stehen,
   die den Journaleintrag ausmachen. Dabei fallen separate Felder für „Soll“ / „Haben“ weg: in jeder Zeile gibt es z.B.
   die Möglichkeit, eine Bemerkung zu speichern – ein generelles Flag der Zeile bestimmt ob die Bermerkung für Soll oder
   Haben bestimmt ist. Dadurch wird das Datenbankvolumen im Gegensatz zu Etacs und auch zu Argus2 erheblich
   verringert. Man benötigt keine 3 oder gar 4 Zeilen und diese Zeilen müssen die Infos bzgl. der Felder nur einmalig
   enthalten, nicht separate Soll- / Habenfelder.

• Travelius enthält als einziges System Felder für:
                    ○ Konzeptionierung für ein Vorjournal sowie unabhängige „Mitbuchkonten"
                    ○ Jahresabschlußperioden
                    ○ Teilnehmer- / leistungsbezogene Kundenzahlung
                    ○ Kennzeichnung zur Verbuchung auf Preiszeilenebene, abhängig vom Preistyp im Auftrag
                    ○ Export an Mesonic-Buchhaltung sowie Übergabe Barcode für Archiv

Jack von Bewotec

In den 80er Jahren wurde Bewotec gegründet. Michael Becher (das „Be“ von „Bewotec“) begann eine Software für Reisebüros zu programmieren, die Windows kompatibel und lokal auf den Reisebüro-PCs einsetzbar sein sollte. Die Nachfrage nach einem solchen Programm wuchs damals, da die Reisebüros unabhängig von den bis dahin gängigen Zentral-Systemen werden und die einfache Bedienbarkeit der Windows-Oberfläche auch für das tägliche Arbeiten nutzen wollten. Dann kam Bernhard Koller hinzu, ein wenig später Ernst Grafinger, der dafür von Österreich nach Germanien umzog, nachdem er auf seiner ersten ITB so viele Jacks verkauft hatte, wie alle anderen Verkäufer zusammen. Das Trio wurde mit einer nachfragestarken Software und einem schlagkräftigen Vertriebsteam in wenigen Jahren zu einem der großen „Big Player“ bei lokalen Reisebüro-Systemen.

Nachdem die weitere Expansion in Auslandsmärkte u.a. mangels Personal mit entsprechenden Sprachkenntnissen sowie mangels der Bereitschaft zur Investition in weitere dort nötige Entwicklungen gestoppt wurde, schied Ernst Grafinger im Jahr 2004 aus dem Unternehmen aus und verkaufte seine Anteile an beide nunmehr ehemaligen Partner. Natürlich spielte es auch eine erhebliche Rolle, daß das Trio intern nicht mehr so reibungslos zusammenspielen konnte wie es anfangs der Fall gewesen war. Die Trennung war folgerichtig. Der Effekt war jedoch der, daß die Software seitdem bis auf unwesentliche Neuerungen sich kaum weiterentwickelt hat. Grafinger war vorher derjenige gewesen, der neue Jack Projekte vorangetrieben hatte und die Entwicklung von Spezialanforderungen intern begleitet und durchgesetzt hatte. Insofern tat sich jetzt im Jack-Bereich nicht mehr viel. Die Icons wurden erneuert, es gab einige Anpassungen im Bereich der Fremdwährung, man begann, die Eingangsrechnungsimporte zu programmieren.

Diese Dinge wurden noch bis 2006 von Mercedes Grafinger begleitet, Grafingers inzwischen Ehe-mals-Frau. Mit ihrem eigenen Consultingunternehmen hatte sie mit Bewotec eine Exklusivvereinbarung bzgl. der Jack Schulungen. Insofern lag es nahe, ihr Know How bei den Programmentwicklungen zu nutzen, da sie bis dahin hauptsächlich diejenige war, die den Praxisbezug der Software zu den Reisebüros durch jede Menge vor-Ort-Schulungen sicherstellte. Im Gegenzug für die Exklusivvereinbarung für die Schulungen stellte sie ihr Know-How vollumfänglich Bewotec bereit. Zusätzlich führt sie mit eigenen Mitarbeitern seit dem Jahr 2001 einen Buchhaltungsservice für Reisebüros. Die Entwicklung des Eingangsrechnungsimports wurde durch sie und eine ihrer ehemaligen Mitarbeiterinnen maßgeblich mitgestaltet. Als sie jedoch im Jahr 2004 von Bewotec aufgefordert wurde, ihren Buchhaltungsservice für Reisebüros, die NICHT mit Jack arbeiteten, innerhalb von 48 Stunden komplett und unwiderruflich einzustellen, trennten sich die Wege. Nichts desto trotz sind immer noch über ein Drittel der Check it Kunden Jack-Reisebüros.

Im Laufe der letzten 5 Jahre gab es im Jack-Buchhaltungsbereich kaum wesentliche Neuerungen: Bewotec versuchte, den TUI-Eingangsrechnungsimport zu verbessern, das Modul zum Einlesen elektronischer Bankdaten wurde ebenfalls verbessert. An wesentlichen Punkten änderte sich jedoch nichts, wie z.B. die Preispolitik basierend auf dem Kauf von Lizenzen, auf dem Verkauf von Zusatzmodulen für buchhalterische Grundwerkzeuge (z.B. OP-Verwaltung, BWA, DATEV-Schnittstelle) oder auch die Flexibilisierung von Buchungslogiken. Bis heute ist es dem „normalen“ Reisebüro nicht möglich, die von Jack vorgegebene Buchungslogik anpassen zu lassen.

Seit 2013 möchte Bewotec auf den Trend der Webbasiertheit aufspringen. MyJack ist ein webbasiertes System. Auch wenn inzwischen zwar die Migration von Kundendaten aus dem „alten“ Jack sichergestellt ist, bereitet nach wie vor die Migration der „alten“ Jack-Vorgangsdaten Probleme, geschweige denn, die vorgangsbezogenen Verbuchungen übernehmen zu können. Auch eingefleischte Jack-Buchhalter haben mit dem neuen MyJack erhebliche Anwendungsprobleme. Bewotec wird hier sicher noch eine Weile brauchen, ehe die von früher gewohnte Anwenderfreundlichkeit wiederhergestellt sein wird. Es scheint so, als wolle man unbedingt ein neues System in den Markt drücken, das den Reisebüros nahelegt, mit einem zentralen Buchhaltungsservice zu arbeiten, statt wie gewohnt selber alles bis kurz vor die Bilanz abwickeln zu können. Die Zukunft wird zeigen, ob für Bewotec das Kalkül in Bezug auf MyJack aufgehen wird. Momentan sieht es nicht so aus, als würde die Branche das neue Produkt mit Begeisterung aufnehmen. Von langjährigen Jack-Kunden wird nicht nur Skepsis, sondern inzwischen auch massiver Protest laut. Ob dies auf Interesse bei Bewotec stößt, bevor es sich finanziell auswirkt, wird sich zeigen.

4. Quartal 2013; Neues System im Life-Betrieb

Es arbeiten jetzt 4 Reisebüros im Echtbetrieb mit dem neuen System. Es wurden sämtliche Kunden und Vorgänge aus dem Altsystem (hier: Merlin) übernommen. Obwohl eine Systemumstellung immer etwas Schmerzhaftes für die Expedienten ist, erkennen die Mitarbeiter binnen weniger Tage, daß sie hier jetzt erheblich mehr Möglichkeiten haben, als vorher. Die Auftragsverwaltung ist erheblich komfortabler, der Rechnungsdruck bescheidet den Expedienten bei keiner seiner Möglichkeiten und läßt noch Platz für Änderungen. Die Kundenzahlungen und Kassenvorfälle werden vorgangsbezogen erfaßt und gehen umgehend ins Journal des Backoffice-Systems. Und von dort aus werden die Buchungssätze in Echtzeit an die zertifizierte, ebenfalls webbasierte Buchhaltung (Mesonic) übergeben.  Zur Umstellung wurden zunächst alle Kassenkonten aus der Mesonic ins neue System übernommen. Die restlichen Buchungssätze werden im Laufe des 1. Quartals 2014 folgen, denn hier muß genau gearbeitet werden, damit es keine Überschneidungen gibt.

3. Quartal 2013; Neues System nimmt Fahrt auf

Zum FVW Kongreß wird das neue Mid- und Backoffice präsentiert. Kunden- und Vorgangsverwaltung sind schon sehr beachtlich, täglich werden durchschnittlich 10-15 neue Funktionen eingearbeitet. Die Buchhaltung steht schon vom Skelett her. Jetzt füllen wir es mit Fleisch. Fleißarbeit. Und dazwischen geht das laufende Tagesgeschäft in unserem Unternehmen weiter: Belege in Jack, Argus, Etacs verarbeiten, USt-Meldungen (und das Schlimme: NACH der USt ist gleich wieder VOR der USt!), Jahresabschlüsse, Support bei den Abschlüssen der Reisebüros, die ihre Buchhaltung selber in diesen Systemen machen, aber Hilfe beim Abschluß brauchen. Wir konzentrieren uns darauf, unseren Job so gut und organisiert wie möglich zu machen. Im nächsten Jahr wollen wir wieder um 50% wachsen, da müssen die Strukturen stehen und bereit sein. Da der Backoffice-Horizont offensichtlich immer noch nichts weltbewegend Neues bietet, rechnen wir uns gute Chancen aus, den träge gewordenen Markt in Bewegung zu versetzen….

2. Quartal 2013; Piloten starten

Die ersten Piloten auf dem brandneuen System werden freigeschaltet. Zunächst gibt es nur Kunden- und Vorgangsverwaltung. Ein langjähriger IT-ler sagte dazu: „Es gibt nichts Neues am Markt, bis auf dieses Produkt. Das sieht richtig geil, das sieht sexy aus!“ Können Sie sich ein sexy aussehendes Mid- und Backoffice vorstellen?!? Ich auch nicht, und Schmuddelbilder habe ich dort bisher keine entdeckt. Man muß anscheinend entweder Computer-Fuzzy oder schon jenseits eines gewissen Alters sein, um beim Anblick von innovativen Programmen tiefergehende Gefühle zu bekommen… Nichts desto trotz: das Dashboard ist wirklich innovativ, allein schon durch individuelle Konfigurierbarkeit und das Einbinden externer Medien (Nachrichtenticker, Social Media etc.). Die Kunden- und Vorgangsverwaltung sind in der Tat weitgehend selbsterklärend – natürlich kann dennoch nicht jeder Depp eine Reise komplett abwickeln, sonst bräuchte man dafür keinen Ausbildungsberuf, und statt dessen könnte das die Raumreinigungsfachkraft übernehmen. Aber die Optik ist wirklich eingängig. Bis Jahresende kommt die Buchhaltung dazu.So zumindest der Plan. Könnte klappen. Muß klappen.
Übrigens: direkt angeschlossen ans Backoffice ist zusätzlich eine zertifizierte Buchhaltung.

ITB 2013; Es rumort ein wenig

Kaum vernünftige Neuentwicklungen auf der Messe: Bewotec zeigt MyJack, das aber noch Äonen von einer guten, vorgangsbezogenen Buchhaltung entfernt zu sein scheint, wie sie die Jack-Kunden bisher gewöhnt sind. Synccess – die Verkäufer stehen etwas unglücklich in der Gegend, ohne daß es zu Umsätzen kommt. Und Argus 3 „reloaded“ sollte ja eigentlich kommen. Kurz vor der Messe fällt jedoch die Entscheidung, daß es noch nicht präsentabel sei. Ohne funktionsfähige Buchhaltung braucht man es tatsächlich gar nicht anzubieten. Die eigentliche Messeneuheit köchelt sozusagen konkurrenzlos, unbeworben und fernab von alteingesessenen Platzhirschen auf Sparflamme unterm Messetisch. Dieses Gericht bekommt nur ein sehr ausgewählter Kreis an Messebesuchern zu kosten. Die Meinung ist einhellig: vorzüglich und mehr davon! Umso eher, als daß dieses System völlig unabhängig und komplett losgelöst von allen anderen am Markt entwickelt wurde – die bis dahin kurze, erfolgreiche Entstehungsgeschichte beweist, wieviel ein kleines, schlagkräftiges Team unter engagierter Führung zustande bringen kann!

1. Quartal 2013 Wieso haben die Support-Abteilungen eigentlich keine Antwort auf häufige Fragen?

Es sind die klassischen Fragen: „Wieso habe ich auf einmal so eine hohe USt-Nachzahlung?“ „Wie kann ich den neuen Tickettyp bearbeiten?“ „Welche Wege gibt es, um Gutscheine sinnvoll abzuwickeln?“ „Wie kann ich zum Jahresabschluß die Salden meiner Debitoren und Kreditoren nachweisen?“ „Wie kann es sein, daß meine Saldenliste eine Differenz zwischen Soll und Haben aufweist?“ Und dann meine Frage: wieso hilft Ihnen der Support nicht weiter, denn die haben eigenes Personal für Ihre Fragen! Und die Antworten, die man uns daraufhin gibt (ich könnte auch einen Würfel basteln, nur hätte der mehr als 6 Seiten): „Das geht eh nicht“, „Ich lasse Sie zurückrufen“, „Das muß ich mir ansehen“, „Was ist ein Tickettyp?“, „Die Salden stehen doch da“, „Keiner arbeitet so wie Sie“, „Das braucht keiner außer Ihnen“, „Unser Spezialist ist grad nicht da / im Urlaub / auf Toilette / krank“ usw. – irgendwie grüße ich täglich das gleiche Murmeltier. Aber gerne doch helfen wir weiter, auch den Supportabteilungen verschiedener Backoffices – auch wenn wir keine extra Support-Abteilung haben, aber wir arbeiten tatsächlich mit den Systemen, und Abschlüsse werden bei uns nicht nur bestaunt… Nur frage ich mich wirklich, wieso wir deren Arbeit machen müssen, die Reisebüros aber für den Support an jemand anderen zahlen, der ihnen oft bestenfalls nicht weiterhelfen kann. Das kann nicht richtig sein.

November 2012; Der 40. Kunde im Buchhaltungsservice

eine fast runde Zahl: 40 Kunden nutzen unsere Dienstleistung, die Belege für die Buchhaltung verarbeiten zu lassen: hauptsächlich Reisebüros, aber auch der eine oder andere Spezialveranstalter. Wir arbeiten auf den Systemen Jack, Etacs und ARGUS. Wir sind sicher kein Marktriese - aber wir wachsen kontinuierlich. Unser Service ist persönlich und individuell. Die Mitarbeiter sind überdurchschnittlich motiviert, das Team paßt einfach. Es macht Spaß, so zusammen zuarbeiten!

November 2010; Neue Buchhaltung versackt in Selbstfindungsmeetings

Es soll ein neues ARGUS geschaffen werden. Wir wären gerne dabei. Wir bereiten alles vor. Wir setzen unseren Part - die vorgangsbasierte Buchhaltung - neu auf. Möchten die Nachteile der Vorgängerprodukte vermeiden. Sauberer, flexibler, performanter. Erst einmal das Skelett bauen. Dann sind wir fertig. In der Zwischenzeit springen wir von einem Selbstfindungsmeeting ins nächste. Wieso geht da nichts vorwärts? Wo bleibt die Kundenverwaltung? Wo die Vorgangsverwaltung? Mensch - wir WARTEN auf euch! Gebt uns Vorgänge, damit wir die Kundenzahlung anbinden können - WIR sind soweit - wo seid IHR?!? Es bleibt stehen. Man diskutiert sich zu Tode. Man sieht nicht, was der Markt braucht. Man hört weg. Sind es Ignoranten oder kleine Könige oder Blinde? Oder von allem etwas? Meetet euch alleine - meine Kunden warten auf mich - stellen wir das Projekt zurück und schauen mal, wann ihr in die Puschen kommt... Schade um das Geld, das dafür investiert wird - so wird es nie gehen.

30. September 2008; ARGUS - Eingangsrechnungsimport ist fertig

Es laufen die ER-Importe, die Schmetterling bei uns bestellt hat, u.a. TUI, TOC, Rewe. Im Gegensatz zu anderen Produkten werden die Leistungen abgeglichen und bei Abweichungen dem User die Möglichkeit des Eingriffes gelassen. Inkassoform, manuelle Positionen - dies wird berücksichtigt. Es wird nicht berücksichtigt/unterstützt: Fehler der Expedienten. Schwachpunkt: die performance bei richtig großen Datenmengen muß anders in den Griff bekommen werden. Aber wer hat gesagt, wir seien fertig?

10. April 2008; Wenn zwei sich streiten....

stehe ich immer auf der benachteiligten Seite: der meiner Kunden. Es bricht etwas auseinander, das das Potential hatte, fast Alleinstellungsmerkmal im Markt zu werden. Schade. Wenn Gier und Ego kombiniert werden, kommt nichts Gutes bei raus. Der Ältere zu sein, scheint kein Garant mehr dafür zu sein, auch der Vernünftigere zu sein. Oh tempora, oh mores... Latein müßt man können... statt dessen regiert die Hau-drauf-Philosophie... was für ne Welt... Leidtragende: die Kunden, die beteiligten Mitarbeiter, diejenigen, die ihr Herzblut für das Produkt gegeben hatten. Was interessiert das die Welt... Aber das ist ihr Fehler - daß sie sich dafür nicht interessiert, bringt sie vielleicht auch irgendwann um.

22. Februar 2008; Die 500. Jack-Schulung

500 Mal bin ich direkt vor Ort im Reisebüro für eine Backoffice-Schulung - manche sind Stammkunden, manche sehe ich nie wieder - die meisten Namen kenne ich dennoch. Es gibt kaum jemanden, der sich mit dem Programm und seinen buchhalterischen Funktionen so gut auskennt wie wir. . .

1. Dezember 2007; Unser Großkunde geht life

mit mehr als 100Mio. EUR / Monat BSP-Umsatz sowie ähnlich gelagertem Touristikumsatz geht unser Großprojekt life: seit dem Sommer haben wir an der Implementierung der Buchhaltungsanforderungen gearbeitet - es sind die BSP-Abrechnungen, OP-Verwaltungen und Ssammelfunktionen dabei entstanden, es wird mit angepaßten Buchungsschritten bearbeitet, die die Erlöse sofort von der USt abgrenzen - und dann geht das Projekt life - wir sind in CAI bei der DRV-Tagung und erhalten nur einen einzigen Anruf - der Rest läuft wie am Schnürchen! Nicht, daß nicht noch was zu verbessern wäre - aber die Hauptsachen sind geschafft!

29. Oktober 2006; Der erste Pilotkunde das webbasierte System

Wir machen ein neues Backoffice-System: an die webbasierte Software bauen wir eine Buchhaltung an. Dazu gibt es den ersten Pilotkunden: ein Firmendienst aus MUC. Bis die ersten BSP-Abrechnungen automatisch laufen, kostet es mich einen Haufen Nerven und den regelmäßigen Einsatz vor Ort in der Frankfurter Softwareschmiede. Mit dem dortigen Entwicklungsleiter schaffen wir ein System, das die Nachteile eines lokalen Backoffices vermeidet und das Bearbeiten und Abstimmen der Buchhaltung erheblich vereinfacht.

April 1998; Die erste Jack-Schulung durch Check it Consulting

"erklär denen mal den Jack" - mit diesen Worten schickte man mich zu meiner ersten Jack-Schulung, nachdem ich ein paar Wochen mich am Handbuch dazu versucht hatte. . .
Was muß man bei den Stammdaten beachten, wie kann man die Buchhaltungsabwicklung optimieren, Vorgehensweise zum Nacherfassen des letzten Jahres - Vorteile des Arbeitens mit einem vorgangsbasierten Backoffice - dieses Thema sollte mich und mein Unternehmen die nächsten Jahre beschäftigen und meine Mitarbeiter ernähren. Das wußte ich damals aber noch nicht. Ich dachte: "ich fahr da mal hin - die werden schon sehen, was sie davon haben, die mich geschickt haben, ich kann das doch gar nicht...." So kann man sich täuschen. . .

Kein Beleg? – Dann Eigenbeleg ausstellen!

Wenn Belege verloren gegangen sind oder erst gar kein Beleg vorliegt, kann man die Kosten dennoch als Betriebsaufwand geltend machen. Hierfür muß dann ein sogen. Eigenbeleg erstellt werden. Ein Eigenbeleg muß folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfänger
• genaue Bezeichnung des Gegenstands bzw. der Leistung, die bezahlt wurde
• das Datum der Aufwendung
• der Brutto-Preis (inkl.MwSt), der gezahlt wurde
• Grund weshalb Sie einen Eigenbeleg ausgestellt haben (z.B. " Bankeinzahlung bar; Beleg verloren", oder "Imbißbude weigert sich, Beleg auszustellen!", sowie eine glaubhafte Begründung dafür, daß Sie die Ausgabe tatsächlich getätigt haben (z.B. "Siehe Kassenausgang", oder "Anlaß war Mitarbeiterversammlung")
• das Ausstellungsdatum des Eigenbelegs
• Ihre eigenhändige Unterschrift

Einen Nachteil hat die Sache:

bei Eigenbelegen dürfen Sie in Ihrer Buchhaltung KEINE Vorsteuer geltend machen! Aber das ist immer noch besser, als mangels Beleg gar keinen Aufwand geltend machen zu dürfen!

SEPA – für fast jeden ein Thema – hier in kurz & knapp:

• ab dem 01.02.2014 können Lastschriftabbuchungen bei Firmenkunden nur noch mit gültigem SEPA-Mandat erfolgen.
• Bestehende Abbuchungsaufträge / Lastschriften werden NICHT automatisch in SEPA-Lastschriftmandate umgewandelt.
• Man muß dazu die originale Unterschrift (Telefon / Fax / Email reicht nicht) des Firmenkunden einholen
• Dazu braucht man für die eigene Firma eine Gläubiger ID (diese kann man online beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de)
• Das dauert ca. 7-10 Tage

• Anschließend sind die Firmenkunden anzuschreiben:
  • Anschreiben mit Hinweis, ab wann das SEPA-Firmenlastschriftverfahren greifen soll
  • Hinweis auf konkreten Abbuchungstermin
  • Bekanntgabe der eigenen Gläubiger ID
  • Bekanntgabe, von welchem Konto abgebucht werden wird (also mit IBAN/BIC sowie Name / Adresse des Kontoinhabers)
  • Bekanntgabe der Mandatsreferenz
    • (darf man sich wohl weitgehend frei ausdenken; ich verwende hier meine interne Debitornummer meines Kunden, erweitert mit einem Buchstaben und einer Nummer, z.B.
    • Mandatsreferenz „LF10485A001“
      • LF = laufender Service
      • 10485 = Debitorkonto in meiner Buchhaltung
      • A = Trenner
      • 001 = 1. Mandat; falls ein Kunde ein Mandat widerruft, und später wieder erteilt, dann darf bei der Neuerteilung nicht die alte Mandatsreferenz verwendet werden. Insofern würde also das Folgemandat für diesen Kunden LF10307A002 lauten)
  • Das Anschreiben wird in 2-3facher Ausfertigung geschickt
    • Eines soll per Rückumschlag mit originaler Unterschrift an mich zurück
    • Eines muß vom Reisebüro unterschrieben zur Bank des Kunden geschickt werden, damit die die SEPA-Lastschrift überhaupt durchgehen lassen
    • Ein Exemplar ggf. für das Reisebüro zum dortigen Verbleib
• Der 1. SEPA-Einzug bei einem Firmenkunden muß mindestens 5 Tage vor Fälligkeit bei der Bank eingehen!!!
• Bei Folgeabbuchungen reichen angeblich Vorlaufzeiten von 2 Tagen.
• Wird ohne gültiges SEPA-Mandat abgebucht, kann der Zahlungspflichtige die Lastschrift bis zu 13 Monate (!!!!) wieder zurückgehen lassen.

Das PDF für das Firmenlastschrift-Mandat kann man aus dem SEPA-Bereich der Hausbank herunterladen.

Viel Spaß, das kostet definitiv 1 vollen Tag nur in Bezug auf das Mailing, das Nachtelefonieren nach den Rückumschlägen / Unterschriften wird ebenfalls seine Zeit beanspruchen. Wenn am 05.02. abgebucht werden soll, dann müssen die Mandate bis zum 31.01. im Original nicht nur beim Abbuchenden, sondern auch bei den Hausbanken der Zahlenden vorliegen…

Private Krankenversicherung: Steuern in 2013 sparen mit Ihrer privaten Krankenversicherung

Sollte Ihr Betriebsergebnis für das aktuelle Jahr sehr gut gewesen sein, haben Sie die Möglichkeit, durch Vorauszahlungen Ihre Steuerschuld für 2013 noch zu mindern. Voraussetzung ist jedoch, daß Sie a) privat versichert sind und b) ausreichend liquide sind, um sich eine Vorauszahlung im aktuellen Jahr noch leisten zu können. Sie können dann schon im aktuellen Jahr die Beiträge für das kommende Jahr bezahlen, denn es gilt die Regelung, daß alle Beiträge bezogen auf die Grundversorgung uneingeschränkt von der Steuer abzusetzen sind. Von Ihrer PKV erhalten Sie jährlich eine Aufstellung, wie hoch der Betrag für die Grundversorgung ist, der Rest ist für private Sonderleistungen und nicht abzugsfähig. Wenn Sie also noch in 2013 die Beiträge für 2014 bezahlen, dann muß noch in 2013 die komplette Grundversorgung für 2014 anerkannt werden, so daß Sie dann in 2014 den maximal absetzbaren Vorsorgebeitrag in Höhe von derzeit EUR 2.800 für andere Versicherungen „frei“ haben.

Investitionsabzugsbetrag: höhere Abschreibung durch GwG-Grenze

Betriebliche Anschaffungen müssen Sie in der Regel über die in Abschreibungstabellen festgelegte Nutzungsdauern abschreiben (z.B. ein FirmenKFZ über 6 Jahre, ein PC über 3 Jahre etc.) Geringwertige Güter, die maximal EUR 410 kosten (exkl. MwSt), dürfen sofort abgeschrieben werden. In den Fällen, in denen Sie im Vorjahr jedoch einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) gebildet haben, können Sie auch ein reguläres Gut schneller abschreiben. Der IAB beträgt maximal 40% der geplanten Anschaffungskosten, es muß in den darauffolgenden 3 Jahren investiert werden. Wenn Sie also etwas anschaffen, für das Sie vorher einen IAB gebildet hatten, dürfen Sie die tatsächlichen Anschaffungskosten für dieses Wirtschaftsgut ebenfalls um maximal 40% verringern. Damit werden die Anschaffungskosten für dieses Gut ggf. unter die EUR 410-Grenze gedrückt, und Sie können es komplett im Jahr der Anschaffung abschreiben. Damit können Si z.B. einen Bürotisch, den Sie bei einem Anschaffungspreis von EUR 500 netto z.B. über 12 Jahre (!) hätten abschrieben müssen, im Kaufjahr sofort abschreiben, da Sie seinen Wert im Anlageverzeichnis sofort um EUR 200 (40% im Vorjahr gebildeter IAB) mindern dürfen, und er damit einen Wert von unter EUR 410 erhält, der Grenze für die Anrechnung als GwG. Bilden Sie also so viele IABs wie möglich, dann können Sie viele Anschaffungen des Folgejahres als GwG ansetzen und sofort abschreiben.

Urlaubslisten: ausliegende Urlaubslisten verstoßen gegen Datenschutz

Personenbezogene Daten dürfen eigentlich nicht offen im Betrieb einsehbar sein. Urlaubslisten gehören dazu, da sie zur Aufrechterhaltung des Betriebes nicht nötig sind. Sollten Sie also eine solche Liste aushängen haben, und sich einer Ihrer Mitarbeiter daran stoßen, müssen Sie die Liste spätestens dann abnehmen.

Aufbewahrung von Unterlagen: Ihre Aufbewahrungspflichten

10 Jahre:
· (Handels-) Bücher und Aufzeichnungen
· Inventare
· Eröffnungsbilanzen
· Jahresabschlüsse
· Lageberichte
· alle zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
· Buchungsbelege
· erhaltene Rechnungen
· ein Doppel von ausgestellten Rechnungen
· Personalunterlagen, sofern es sich um Buchungsbelege handelt
· Arbeitsentgeltunterlagen, sofern Buchungsbelege

6 Jahre:
· empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
· Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
· sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
· allgemeine Personalunterlagen

5 Jahre:
· Unterlagen aus der gesetzlichen Unfallversicherung (§ 165 Abs. 4 SGB VII)

2 Jahre:
· Akten nach dem Arbeitszeitgesetz

2 Jahre nach letzter Eintragung:
· Akten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz
· Unterlagen nach dem Mutterschutzgesetz

bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres:
· Meldungen an die Sozialversicherungsträger nach dem SGB IV