Dienstleistung

Softwareschulung Backoffice - Basics

THEMA:

·  Basisdaten & Grundeinstellungen
·  Kunden- & Vorgangsverwaltung
·  Kassenführung & Kundenzahlungen
·  Ausdrucke (Rechnungen, Bestätigungen, Voucher, Listen etc.)
·  je nach Zeit Listen, Statistiken & Textverarbeitung

Softwareschulung Backoffice - Buchhaltung

THEMA:

·  Prüfen & ggf. Anpassen der Grundeinstellungen
·  Vorgangsbezogenes Buchen von Kunden- / Veranstalterzahlungen
·  Buchen von Bankauszügen
·  Sammelfunktionen
·  Fehlervermeidung, Prüflisten

Weitere Fragen aus der Programmanwendung

Fernwartungssupport

Der Fernwartungssupport beinhaltet sowohl den direkten Eingriff in die Kundendaten als auch die Antwort auf Spezialfragen. Dabei können Sie uns nicht nur alles zum Programm fragen, sondern wir erklären Ihnen online, wie z.B. "verdrehte" Vorgänge wieder richtiggestellt oder umgebucht werden müssen, oder wir reparieren Ihnen auch – im Rahmen der Softwaremöglichkeiten – defekte Vorgangsjournale. Diese Zeiteinheiten müssen im voraus gebucht werden, damit wir den entsprechenden Termin exklusiv für Sie blocken können.

Dienstleistung im Bereich der laufenden buchhalterischen Geschäftsvorfälle

0-4 Millionen Umsatz p.a.: 250,- je Million zzgl. MwSt.

Über 4 Millionen Umsatz p.a.: 200,- je Million zzgl. MwSt

Beispiel:

2 Millionen Umsatz p.a.: 400,- zzgl. MwSt / p. Monat
4,5 Millionen Umsatz p.a.: 4 x 200,- + 0,5 x 150 = 875,- zzgl. MwSt / p. Monat
6 Millionen Umsatz p.a.: 4 x 200,- + 2 x 150 = 1.100,- zzgl. MwSt / p. Monat

Bei uns wird die Monatspauschale jeweils in Abhängigkeit des Buchungsvolumens des vergangenen Monats abgerechnet. Dies läßt sich jeweils regelmäßig anhand der Auswertungen am 10. des Folgemonats feststellen. Dann erst wird überhaupt die Servicepauschale in Rechnung gestellt, als Beleg dient die Statistik per Buchungsmonat. Anhand dieses Umsatzes wird der Jahresumsatz zunächst hochgerechnet. Dies hat für das Reisebüro den Vorteil, daß ausschließlich das tatsächliche Buchungsvolumen angerechnet wird. Im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgt eine Endabrechnung, eventuelle Differenzen werden gegenseitig verrechnet.

Die Monatspauschale beinhaltet die Abstimmung der Reisebuchungen, so daß es Ihr Steuerberater beim Jahresabschluß sehr einfach haben wird. Oftmals müssen nur noch die regulären Abschlußbuchungen seitens des Steuerberaters getätigt werden. Zusätzliche Kosten für die Vorgangsabstimmung an sich entstehen nicht, da es auch im Interesse des Reisebüros liegt, ungeklärte Vorgänge zum Abschluß zu führen. Ungeklärte Vorgänge werden regelmäßig zur Klärung vorgelegt. Die Vorgangsbezogenheit des Systems trägt dazu bei, diese Dinge relativ schnell aufzulösen.

Regelmäßige sowie selbständige Auswertungen, auf Vorgangsebene:
Das Reisebüro erhält Monatsauswertungen (Summen- & Saldenliste, BWA / voraussichtliche G&V / Zahlen zur UVA etc.), die das Backofficesystem selbständig generiert. Die Auswertung selbst ist in Absprache mit Ihrem Steuerberater eingerichtet. Zusätzliche Auswertungen können einerseits jederzeit kostenlos angefordert werden, bzw. seitens des Auftraggebers jederzeit selbständig auf Knopfdruck erzeugt werden.

Die Bearbeitung der Reisen in einem solchen Backoffice bedeutet, daß Sie aufgrund der strikten Vorgangsbezogenheit der Buchhaltung jederzeit den absoluten Überblick über den Erlös jeder einzelnen Reisebuchung haben. Sie können Ihrem Backoffice tagesgenaue Zahlen entnehmen, ohne daß Sie externe Unterlagen und Auswertungen anfordern müssen, die oftmals eine Auswertung auf Vorgangsebene nicht zulassen. Sämtliche Reports, Statistiken, Auswertungen zeigen die absoluten Erlöszahlen, ohne daß man auf spezielle buchhalterische Kenntnisse und Auswertungen angewiesen ist. Von vornherein fließen die Erlöse der Buchhaltung in die Reisevorgänge ein und werden in allen Systemauswertungen dargestellt. Wenn das Reisebüro jedoch keine vorgangsbezogene Buchhaltung verwendet, verzichtet es damit gleichzeitig auf etwa 50% des Potentials und der Möglichkeiten, die die Software bietet.

Aufgrund der Vorgangsbezogenheit des Systems erhält man auch eine tagesaktuelle Vorausschau im Bereich zukünftiger Erlöse. Auch bei Reisevorgängen, bei denen buchhalterisch noch nichts passiert ist, erkennt das Unternehmen auf Knopfdruck wie sich die Erlössituation entwickeln wird, und kann eingreifen, falls dies einmal nicht der Fall sein sollte.

Weitere Punkte, die für die Buchhaltung im System sprechen

Das Vorkontieren von Belegen zu Reisevorgängen ist nicht nötig, da die in Absprache mit Ihrem Steuerberater hinterlegten Grundeinstellungen die Konten weitgehend automatisch hinzusteuern.

Das Reisebüro braucht keine Erlöse bei Direktinkasso-Buchungen mehr zu verlieren. Die Provisionsforderung wird direkt beim Vorgang eingebucht, und es läßt sich auf Knopfdruck erkennen, welche Leistungsträger noch die Provision schulden.

Das Mahnwesen gegenüber Endkunden und Leistungsträgern setzt auf den Vorgangsdaten auf.

Die Buchhaltungsdaten können exportiert und anschließend z.B. in DATEV importiert werden. Es ist keine zusätzliche, ggf. kostenintensive Datenübertragung an externe Programme nötig (Schnittstellenprogrammierung sowie Nutzungsentgelte).

Die Vorgangsbezogenheit bewirkt, daß Expedienten- oder Leistungsträgerfehler sofort ersichtlich sind. Eventuelle Fehler fallen zeitnah auf, so daß Arbeitsabläufe sukzessive optimiert und damit Fehlerquoten gesenkt werden können.

Die Qualität unserer Arbeiten ist belegt – es gibt kaum ein anderes Unternehmen, das sich so gut sowohl mit der Materie „spezielle Anforderungen an die Buchhaltung von Reisemittlern" als auch mit dem zugrundeliegenden Backofficesystem auskennt. Check it Consulting ist stark involviert bei der Weiterentwicklung der Software, gerade im buchhalterischen Bereich; Schulungen im Bereich zur funktionalen Anwendung der Vorgangsbuchhaltung über das Backoffice-System gehören bei uns zum Tagesgeschäft.

Des weiteren müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit das anliegende Angebot gehalten werden kann

Die Kundenzahlungen sollten nach wie vor im Büro gemacht werden, um die größere Zeitnähe zu sichern. Die Zahlungskontrolle sollte von Ihnen täglich selbständig geprüft werden. Wir stimmen die Reisebuchungen der einzelnen Monate schon während des Jahres ab. Damit können wir sicherstellen, daß zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses kaum mehr separate Arbeiten anfallen. Lediglich besonderer Aufwand, ggf. durch Umbuchungen des Steuerberaters, würde separat abgerechnet werden (dann allerdings stundenweise nach Aufwand). Bei den Abstimmarbeiten sind wir ggf. auf Ihre Mithilfe angewiesen.

Sie schicken die Original-Belege mindestens 3mal im Monat an uns in vorsortierter Form (Bankauszug sowie dahinter die Eingangsrechnungen). Wenn Sie möchten, können Sie uns die Belege auch als PDF-Datei senden, um eine zeitnähere Verbuchung sicherzustellen. Sobald etwas unklar ist, kontaktieren wir Sie oder Ihren Steuerberater per Telefon, Email oder Fax. Die Gehälter sowie Meldungen an die zuständigen Stellen werden NICHT seitens Check it Consulting erledigt. Wir buchen nur die Zahlen anhand der Summenlisten ein.

Wir liefern Ihnen immer pünktlich die Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung anhand der durch das Backofficesystem generierten Zahlen. Die eigentliche Meldung müssen Sie oder Ihr Steuerberater machen.